(Hoe) werkt dat?
‘De koffie is van het huis’, zegt Nicole Bosma. ‘Dat kan ik prima verantwoorden.’ Nicole is locatiecoördinator van Lokaal JP: een dagbesteding die bestaat uit een hippe lunchroom mét atelier in Sneek. Ook Chiel Wichers Schreur, locatiecoördinator van locaties in Wijhe en Deventer, schuift aan. En Inge Overmars, financieel consulent bij de JP. De zonnige lunchroom vormt een goede setting om in gesprek te gaan over hoe dat eigenlijk is, werken zonder een begroting.
Eerst een beetje context. Want een organisatie die bewust geen begroting heeft? Dat hoor je niet vaak. In 2009 rolde de laatste begroting uit de rekenmachine. Sindsdien doet de JP het zonder. Maar wat betekent dat in de praktijk? Hoe houd je het op de rit? En hoe zit het met de verantwoording? In gesprek met drie JP-ers, voor wie werken zonder begroting heel gewoon is.
Allereerst: waarom geen begroting?
Inge: ‘Omdat zodra een begroting klaar is, deze al verouderd is. Zo simpel is het. Vroeger maakten we voor elke locatie een begroting met inkomsten, personeelskosten en uitgaven. Maar zodra een cliënt verhuisde, een zorgvraag veranderde of een collega vertrok, kon de begroting zó de prullenbak in. En daar heb je dan drie maanden met een heel team aan gewerkt.’
Chiel: ‘Precies, met een begroting moet je constant bijstellen. Plus, een begroting kan onbedoeld een argument worden om geld uit te geven. Dat hoor je weleens in andere organisaties.’
Nicole: ‘Ja: “Anders kunnen we niet verantwoorden waarom we volgend jaar hetzelfde bedrag nodig hebben!” Zonder begroting geef je dat uit wat nodig is.’
Hoe houd je overzicht?
Inge: ‘Locaties hebben natuurlijk wél informatie nodig om te weten hoe ze draaien. Daarvoor ontwikkelden we een informatietool, de BI noemen we die. Elke locatie heeft er eentje.’
Chiel: ‘Daarin kan ik de afgelopen 12 maanden zien. Wat er nu aan geld binnenkomt, de collega’s die betaald moeten worden en de vaste lasten zoals huur en voeding. Zo weet je in hoofdlijnen wat er binnenkomt én wat eruit gaat.’
Inge: ‘Als het goed is, kom je dan ongeveer op nul uit. Liefst iets meer, zodat je ook een keer een grote uitgave kunt doen. Dat is het, daar heb je je toe te verhouden. Klopt de BI niet? Dan kijkt je eerst of de indicaties van de cliënten kloppen. Zijn die op orde? Dan kijk je naar je rooster. Dan ben je al heel ver.’
Geldt dat voor alle locaties?
Nicole: ‘Op een woonlocatie is dat wel stabieler, denk ik. Onze lunchroom is een dagbesteding en hier is dat dynamischer. Je declareert namelijk alleen als een cliënt aanwezig is. Zijn er drie mensen langer dan een week ziek, dan kun je die uren dus niet declareren.’
Inge: ‘Terwijl je personeel er wel staat. Dat schakel je niet even snel af.’
Nicole: ‘Precies, op een locatie als deze blijft dat puzzelen.’
