Een stevig functiehuis begint bij de fundering

Hoe zorgen we dat iedere JP-er kan werken vanuit de bedoeling? Met voldoende duidelijkheid en ruimte om naar eigen inzicht te kunnen handelen? Het geactualiseerde functiehuis, dat in 2024 voor het grootste deel werd afgerond, geeft daar antwoord op.

Een functiehuis is een optelsom van alle functies in een organisatie. En iedere functie heeft een beschrijving waarin staat wat je doet en welke verantwoordelijkheden daarbij horen. In 2022 startte de JP met de vraag of het functiehuis nog aansloot bij hoe we werken. In het traject dat volgde, bleek 2024 een belangrijk jaar: een groot deel van de medewerkers kreeg toen een geactualiseerde functiebeschrijving.

‘We wilden aansluiten op de praktijk en hoe we willen werken’, vertelt Marijke ten Dam. Als personeelsconsulent bij de JP is ze nauw betrokken bij het traject. ‘En ik denk dat dat goed gelukt is.’ Met ‘we’ bedoelt Marijke ook adviseur Bram de Gier van adviesbureau FWG Progressional People. Hij begeleidde de JP in dit proces.

Daarom de update
Marijke: ‘Onze functiebeschrijvingen waren inmiddels 15 jaar oud. Werk ontwikkelt, de arbeidsmarkt verandert en de zorgsector ook. En we hoorden ook geluiden uit de organisatie. Dan is het nodig om te onderzoeken of je functiehuis nog aansluit.’ Ze lacht. ‘Ik heb Bram wel ‘gewaarschuwd’ dat de medewerkers bij de JP zeggenschap hebben. Dat maakt het geen snel, maar wel een zorgvuldig traject.’ En dat vindt Marijke belangrijk: ‘We namen collega’s in alle stappen mee. En we koersten altijd op het beeld dat we met de inbreng van collega’s opbouwden.’

Vertrekpunt
Dat de JP ruimte geeft voor zeggenschap werd Bram al duidelijk in de eerste gesprekken, zo’n twee jaar geleden. Hij vertelt: ‘Bij de JP is de eigenheid van de organisatie op allerlei manieren merkbaar. Misschien nog wel sterker dan bij andere organisaties vroeg dat om een passende aanpak. De kortste route naar nieuwe functiebeschrijvingen kun je namelijk ook technischer aanpakken. Dan ga je met een directieteam ‘droog’ door functies en bespreek je dat daarna met medewerkers. Hier was dat andersom. Bij de JP startten we in de organisatie.’

Ik proefde dat mensen trots zijn op hoe ze werken

Wat was er nodig?
In vier werkplaatsen in de regio’s haalden Marijke en Bram een algemeen beeld op: hoe werk je samen? Wat vind je belangrijk? Marijke: ‘Ik weet nog dat Bram zei: “Dat is interessant… Jullie hebben weinig protocollen en richtlijnen, maar uit alle gesprekken komt tóch een helderrode draad.”’ Die rode draad bleek het werken vanuit de bedoeling, waarbij medewerkers uitgaan van wat iemand aan ondersteuning nodig heeft. En waarbij waarden richting geven aan het maken van keuzes.’ Marijke: ‘Het was in die bijeenkomsten mooi om te zien dat mensen trots zijn op hoe ze bij de JP werken. Dat proefde ik daar echt. Met gelukkig ook kritische kanttekeningen, hoor. Maar in de bedoeling kwam alles samen. Dat is wel wat ons allemaal verbindt.’ Bram: ‘Dat is de ‘vingerafdruk’ van de JP.’

Eerste concepten
Op basis van die vingerafdruk ontwikkelden ze nieuwe concepten voor de functiebeschrijvingen. Met zoveel medewerkers was het nodig om dat stapsgewijs te doen. Ze startten bij de grootste groep: de mensen dicht bij de cliënt. Bram legt uit: ‘In de basis heeft elke locatie vier of vijf functies. Maar in de praktijk blijken die vaak in elkaar over te vloeien. Maar goed ook, anders wordt het ingewikkeld werken. En het maakt de JP ook charmant. Maar voor Marijke en mij zat daar ook het spanningsveld: als je waardengericht werkt, is het een uitdaging om dat te vertalen naar een daarbij passende vorm van functiebeschrijven. Recht doen aan de ‘technische’ eisen van een functiebeschrijving, aan hoe mensen bij de JP werken, maar ook de verschillen zichtbaar kunnen maken. Ieders werk doet ertoe, maar niet iedereen doet hetzelfde werk. Anders zouden 2400 mensen dezelfde functie hebben.’

Om die afweging te kunnen maken, keken ze goed naar de feitelijke werkzaamheden en verantwoordelijkheden in de verschillende functies en ook naar de complexiteit van de ondersteuning. ‘Daar zitten verschillen in’, vervolgt Bram. ‘En dat wilden we eerlijk en goed onder woorden brengen. Zodat collega’s met elkaar (h)erkennen wat ze wel en niet doen.’

Ieders werk doet ertoe, maar niet iedereen doet hetzelfde werk

Terug de organisatie in
Met de concept functiebeschrijvingen onder de arm gingen Bram en Marijke terug de organisatie in. In veertien bijeenkomsten toetsten ze de beschrijvingen bij ruim 100 mensen uit verschillende regio’s, functies en locaties, voor een zo breed mogelijk gedragen beeld. Herken je je in deze functiebeschrijving? Herken je dit beeld op jouw locatie? Mensen konden dat weer meenemen naar hun team. Marijke: ‘Het was begin 2024 en na veertien bijeenkomsten en bijschaven hadden we een goed beeld. Het sloot aan bij hoe de JP het werken bedoelt.’

Bouwstenen voor de toekomst
Net als eerst, blijft het functiehuis ‘plat’. ‘Die eenvoud vind ik mooi’, zegt Bram. ‘Maar wil je het functiehuis toekomstbestendig maken, dan heb je wel voldoende bouwstenen nodig. Kijk naar de huidige arbeidsmarkt: als functies moeilijk in te vullen zijn, wordt het werk soms anders verdeeld in een team. ‘Marijke vervolgt: ‘Soms is dat informeel al zo gegroeid en dat is ook mooi. Daar hadden we oog voor en daarom voegden we een tweede functie locatie-assistent toe.’ Net als de nieuwe rol van coördinerend begeleider, waarin iemand extra taken kan hebben op verschillende aandachtsgebieden. Marijke: ‘Die rol voorziet ook in een wens om door te kunnen groeien binnen de JP. Een plat functiehuis heeft minder loopbaanstappen. Soms wil iemand een stap maken, maar (nog) geen locatiecoördinator worden. Met deze toegevoegde bouwstenen heeft een locatiecoördinator meer flexibiliteit om een team vorm te geven die bij de ondersteuningsvraag past.’

Een pluim!

Marijke: ‘Ik ben echt trots. Op de betrokkenheid van medewerkers en de inzet van locatiecoördinatoren in het bijzonder.’ Van mei tot en met september gingen locatiecoördinatoren met medewerkers in gesprek en wezen zij de functies daadwerkelijk toe. ‘We organiseerden vooraf een bijeenkomst om hen daarvoor alle handvatten te geven. En ze deden het ongelooflijk goed, konden duidelijk toelichting geven en de vragen van medewerkers beantwoorden. Natuurlijk is er ook teleurstelling geweest bij mensen die andere verwachtingen hadden. Daar besteedden ze zorgvuldig aandacht aan. Dan kun je wel zeggen ‘dat hoort erbij’, maar ze doen het toch maar even. We zagen bijna geen bezwaren binnenkomen.’ Bram: ‘Ik was onder de indruk.’

Wat levert het op?
Niet alleen de functies zijn weer actueel en fris met een beloning die past, het doet ook recht aan de praktijk en de arbeidsmarkt. Belangrijk is ook dat met dit hele proces weer helder is wat er in functies van mensen verwacht wordt. Bram: ‘Het slaat opnieuw de piketpalen: wat hoort bij jou en wat bij mij? Bekijk je de functiebeschrijvingen van het primaire proces nu goed, dan zie je precies hoe de samenwerking rond een cliënt bij de JP bedoeld is.’

Vanaf de tweede helft van 2024 volgden de trajecten voor locatie- en regiocoördinatoren, gedragskundigen en het centraal bureau. Rond de zomer van 2025 is het de bedoeling alles afgerond te hebben.

Ben jij benieuwd of er een passende vacature voor jou bij de JP is?

Ga naar de werken bij website