Onderdeel zijn van een groter geheel is een belangrijk thema in de gesprekken van bestuurders Tanja Scholten en Joos Vaessens met locatiecoördinatoren. Reden genoeg om het thema verder uit te diepen. Want hoe zorg je voor verbinding met de organisatie? Dertien (locatie)coördinatoren en twee gedragskundigen praten erover mee. ‘Ik zou het prettig vinden om me af en toe zonder doel en directe aanleiding onder te dompelen in de cultuur van de JP.’
‘Bij de JP zijn we sterk in de dialoog’
Waarom is het eigenlijk zo belangrijk om je onderdeel te voelen van een groter geheel? ‘Ergens bij horen geeft identiteit,’ zegt coördinator Stephanie. ‘Je deelt dezelfde cultuur. Dit soort gesprekken zijn daarvoor belangrijk. Omdat ze inspireren, en dat helpt mij vervolgens weer om mijn medewerkers te inspireren. Het gaat mij om de waarde van de dialoog.’ ‘Je wilt geprikkeld worden’, reageert locatiecoördinator Annemiek. ‘Heel herkenbaar. Contacten met anderen, ook dit soort gesprekken, geven me inzichten om mee aan de slag te gaan.’ ‘Precies’, vult locatiecoördinator Yvet aan, ‘Je ontmoet collega’s die je anders niet spreekt.’
Eigen verantwoordelijkheid versus faciliteren
Kun je het aan locatiecoördinatoren zelf overlaten om contact met hun collega’s te zoeken of moet de organisatie dat faciliteren? Beide denkt coördinator Wilma. ‘Als coördinator heb ik een eigen verantwoordelijkheid. Maar dat wij hier nu zitten, is omdat het gefaciliteerd wordt.’ ‘Ik denk dat het afhankelijk is van de vraag’, zegt Stephanie. ‘Als je een praktische vraag hebt, volstaat contact opnemen met een collega. Dat kun je zelf doen. Maar zodra je meer overstijgend wilt kijken, is het fijn als het gefaciliteerd wordt.’ Locatiecoördinator Marouska: ‘Wat doe je met dingen die ongemerkt aan je voorbijgaan? Omdat ze niet spelen op jouw locatie? Zelf was ik bijvoorbeeld nooit op zoek gegaan naar de training STAR-methodiek bij sollicitatiegesprekken. Die kwam op mijn pad en ik heb er heel veel uitgehaald. Van tevoren wist ik niet dat ik die vraag had.’
Er is niet één manier
Verbinding kan op een natuurlijke manier ontstaan, zonder gefaciliteerd te worden. ‘In Zwolle viel een gedragskundige uit’, vertelt locatiecoördinator Esther. ‘Daardoor werken de gedragskundigen nu meer over de regio’s heen. Via hen kom ik nu makkelijker met andere collega’s in contact. Om bijvoorbeeld even te overleggen, voordat een situatie op de locatie uit de hand loopt.’ ‘Precies, ik geef aan dat iets niet echt mijn onderwerp is en verwijs door naar een collega’, zegt gedragskundige Tineke. Maar soms heeft het toch een prikkel van buiten nodig, aldus coördinator Mathilda. ‘Maar hoe dat er precies uit moet zien, weet ik nog niet zo goed.’ ‘Misschien is er niet één manier’, concludeert regiocoördinator Gerjanne. ‘Voor een goede ondersteuning van de cliënt is het fijn om niet van één gedragskundige of één regiocoördinator afhankelijk te zijn. Maar ik hoor ook vaak het woord ‘inspireren’. Hoe faciliteren we dat? Zonder daar een hele structuur voor op te tuigen? Alhoewel dat ook niet vies hoeft te zijn als het goed werkt.’
Fijn om te weten wat er speelt
‘Ik denk dat het belangrijk is om het niet te verplichten’, zegt Stephanie. ‘Want iedereen zoekt inspiratie op een andere manier. Doe het op inschrijving, zoals met deze bijeenkomsten.’ Gedragskundige Mandy brengt het platform Op de hoogte ter sprake. ‘Ik merk soms dat ik iets gemist heb. Ik vind het dus fijn om te weten wat in de organisatie speelt. Zodat ik zelf kan beslissen of ik daarin mee wil doen. Met Op de hoogte zie ik die ontwikkeling ontstaan, maar dat mag van mij nog meer uitgebreid worden.’ ‘We hebben net een nieuwe cao gekregen’, zegt Joos. ‘Dat was een ingewikkeld traject. Is dat een onderwerp waarover jullie mee hadden willen praten?’ Bijna iedereen knikt. ‘Het zou mooi zijn als je heel eenvoudig een balletje kunt opwerpen’, oppert Tineke. ‘En die balletjes kunnen van alles zijn, de nieuwe cao, maar ook dat je vastloopt in de ondersteuning van een cliënt.’ ‘Dat is meteen ook een manier om als bestuur goed geïnformeerd te zijn over wat in de praktijk speelt’, zegt Mandy.
De basis niet kwijt raken
Mathilde borduurt voort op Mandy en Tineke. ‘De eenvoud van de oplossing van Tineke spreekt me aan. Net als wat Mandy zegt over zelf kiezen of je ergens over wit meepraten. Dan ben je ook verzekerd van een intrinsieke motivatie.’ Toch zoekt Stephanie nog iets anders of méér. ‘Meepraten over thema’s is heel waardevol. Maar ik zou het ook prettig vinden om me af en toe zonder doel en directe aanleiding onder te dompelen in de cultuur van JP. ‘Dat is dan gelijk een goede manier om de basis – de waarden van de JP – niet kwijt te raken’, voegt Marouska toe.
Wat wil je bij elkaar halen?
‘Je moet mensen ook leren om te verbinden’, merkt locatiecoördinator Heidi op. ‘Er is veel te halen in de organisatie. Dat mis je als je binnen je eigen locatie blijft. Het is niet dat medewerkers niet willen, ze weten niet hoe ze het moeten doen. Daarin moeten wij ze dus toerusten.’ In Salland zijn ze daar al mee bezig. Mathilda: ‘Dat pakken we als locatiecoördinatoren samen op. We hebben onze werkbegeleiders gevraagd wat ze bij elkaar willen halen en wat ze kunnen brengen. En vervolgens hebben wij ervoor gezorgd dat ze eens in de zoveel tijd een afspraak hebben met elkaar. Hetzelfde doen we voor leerling begeleiders. In die netwerkjes wordt veel kennis uitgewisseld. Zo dragen we het verbinden over aan de begeleiders. En zelf geven we natuurlijk het goede voorbeeld.’
Het wiel niet zelf uitvinden
Kennis uitwisselen is en blijft belangrijk. Iedereen is het erover eens dat JP Start
daarvoor een mooi begin is. Hier staat alles wat een medewerker nodig heeft, aangevuld met Op de hoogte en de activiteitenkalender. ‘Als ik daar het voorbeeld van Salland kan vinden, hoef ik het wiel niet meer zelf uit te vinden’, zegt Esther. ‘Ik kan gewoon Mathilde bellen.’ ‘En als Mathilde al eerder via het portaal aangeeft waar ze in Salland mee bezig zijn, zou ik erover mee kunnen praten als ik dat wil’, vult Nolan aan. Maar hoe houd je zo’n portaal actueel, vraagt Stephanie zich af. ‘Voor je het weet hebben we allemaal nieuwe regels en structuren.’ ‘Misschien zijn hier ook twee dingen nodig’, zegt Joos. ‘We moeten de vaardigheid hebben om zelf de telefoon te pakken en te verbinden. Met daarnaast op JP Start een aantal hoofdthema’s waarop je JP-breed informatie kunt vinden. En dan met elkaar eigenaar zijn van die informatie en zorgen dat het actueel is.’ ‘Ik gun het alle medewerkers dat ze informatie goed kunnen vinden’, voegt Mandy toe. ‘Dat vergroot hún eigenaarschap.’
Weten bij wie je moet zijn
‘Leggen we dan niet te veel bij de medewerkers?’, vraagt Tineke. ‘Het vraagt echt tijd en energie om informatie up-to- date te houden. En draagt dat voldoende bij aan de ondersteuning van de cliënt? Kunnen we niet beter aan medewerkers vragen om hun persoonlijke profiel meer uit te werken, mét hun specifieke expertises. Zodat je weet bij wie je moet zijn als je meer wilt weten over een bepaald onderwerp? Voor mij zit de kracht in het gesprek en de verbinding. Bij de JP zijn we sterk in de dialoog, laten we dáár energie in stoppen, om goed maatwerk te kunnen leveren.’ ‘Bovendien staat alle informatie die je opschrijft naar je gevoel ook vast’, besluit Nolan. ‘Terwijl het op elke locatie weer anders kan zijn. We moeten wel ruimte overlaten om zelf iets te bedenken.’
